読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

Excel 職人のつぶやき

エクセルをデータベース管理ツールとして活用するための、情報、技術などを発信していくサイトです。

Excelで、自社で変更できる業務システムを構築、外注に丸投げはダメよ!

データベース Excel エクセルDB KONA

自社で変更できる業務システムとは?

業務システムの構築をシステム会社にまかせっきりにしてはダメだと思う!

自社でデザインして、自社で変更できるようにする。そのツールとしてExcelを使ってみた。

f:id:muramoto1041:20140909164440j:plain

 

 必要な業務システム要件

1.入力項目をユーザーが追加、変更できる。

2.入力項目の参照設定は、ユーザーが設定できる。

3.システムは、ローカルネットワークでデータ共有できる。

4.遠隔地でもデータ共有できる。

5.業務担当者が変わっても、システムメンテナンスが継続できる。

 

 

入力項目をユーザーが追加、変更できるってどうするの?

 社員名簿管理を例として説明します。

f:id:muramoto1041:20140909181004j:plain

入力画面は、エクセルを使って業務担当者が自由に作成できます。

 

・計算式を設定する項目は、エクセルの計算式設定機能でいつもエクセルを使うように設定できます。

 

ここでやってはいけないこと

このシートに社員名簿のデータを入力して、社員の名前のファイル名で保存する。

(ダメ!)

 

 

社員名簿データは、どの位置に入力されているかを設定する

社員番号の入力位置は、「D4」

氏名の入力位置は、「E4」とシステムに登録する。

f:id:muramoto1041:20140909181809j:plain

 

 

検索リストの社員名簿をクリックするとデータベースからクリックした社員名簿のデータを読み取ってエクセルシートに表示する

エクセルのシートは、データの入力/表示フォームとして表示しているだけで、エクセルのデータファイルとしての機能は利用しない。クリックした社員のデータをバックエンドのAccessデータベースファイルから取り出して、エクセルの表示枠に表示する仕組みです。

f:id:muramoto1041:20140909183159j:plain

 

編集を押すとシート保護が解除され編集可能になり、登録ボタンを押すとエクセルシートの入力領域のセルデータがバックエンドのAccessデータベースに登録される。

エクセルをバックエンドデータベースシステムのデータの入出力フォームとして使用することによりユーザーが自由に変更できる入出力画面をユーザーの手で作成できる。

f:id:muramoto1041:20140909224531j:plain

 

エクセルシートは、入出力用の枠組みだけで、データはバックエンドでデータベースシステムを利用することによりローカル共有も遠隔地共有も可能になります。

f:id:muramoto1041:20140909225633j:plain

バックエンドのデータベースは、初期状態で100項目のフィールドを準備しているので、ユーザーは項目名を登録するだけですぐに利用可能です。

 

エクセルシートは、一覧表表示と社員名簿表示に分かれており、全体のデータも個別の詳細データもワンクリックで切替

一覧表示画面

f:id:muramoto1041:20140910064107j:plain

 

社員名簿表示画面

f:id:muramoto1041:20140910064201j:plain

一覧表画面と社員名簿画面をワンクリックで切替え、一覧表画面でクリックした社員の情報が社員名簿画面に表示するように2つのシート画面が連動するように作成しました。

 

 

業務システムの基本構造をこのような形式で構築することにより、ユーザーが自由に項目を追加変更できる業務システムが構築できます。

 

Microsoft Office を使い、入力項目を自社で自由に設計できるシステムにして、自社でメンテナンス可能なシステムにする。Microsoft Office が、理解できる担当者であれば自社でメンテナンス可能な業務システムを構築できるようにする。

 

※入力項目の参照設定については、次回説明いたします。

 

 簡易データベースを試す場合は、下の記事の一番下からエクセルカードHARIをダウンロードしてください

エクセルをデータベースとして使うには、こうすればいいと思うのだけど、なぜ誰もやらないのかな? - Excel 職人のつぶやき