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Excel 職人のつぶやき

エクセルをデータベース管理ツールとして活用するための、情報、技術などを発信していくサイトです。

エクセルをデータベースとして使うには、こうすればいいと思うのだけど、なぜ誰もやらないのかな?

データベース Excel

エクセルは罫線ワープロじゃない

なんでエクセルをこんな使い方するのだろう?

 

毎回、毎回、会議のたびに同じような資料作って、もう疲れました。

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データとして管理するなら1件のデータを横一列に入力して、縦向きに連続してデータを繰り返して管理しないといけません。

 

 

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ここでやってはいけないこと

1.横に長くなるからといって、見やすいように1件のデータを2行で入力する。

2.見やすいように、月ごとに1月度、2月度とシートを分ける。

 

ワークシートのサイズは、最大1,048,576 行、16,384 列なので、どんなに増えても大丈夫です。 しかし、取扱うデータ量としては1万件以下のデータだと思います。

 

参考:Excel の仕様と制限 - Excel

 

 1件のデータが横に長いと編集しにくい

フォーム入力機能

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エクセルには、上のようなフォーム入力機能があります。これがなんと中途半端なことか!ただ項目が縦に並ぶだけで最大項目数は32項目で、全く使えない!

 

それで私は、20項目/40項目/60項目/80項目/100項目編集画面を用意しました。

 

▼20項目画面

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▼60項目画面

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▼100項目画面 

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システム設定画面で、フォーム項目数を20項目/40項目/60項目/80項目/100項目から業務に合う項目数を選択してください。

 

また、画面サイズに合わせてフォーム倍率の設定が可能です。全項目を画面に表示できない場合は、フォーム倍率を70%などに設定すると表示できます。

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データベース

データは、データベースとして縦に連続して管理することが基本です。

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 データベースのメリット

・フィルタ機能を使って抽出できる

・並べ替えができる

 

印刷はどうするの?

こうすると印刷書式を設定するのが面倒です。

 

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印刷シートをデータシートにリンクしてはいけません。印刷するたびにリンクを設定するようなことはできません。

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それで、印刷ボタンを押すと編集画面のデータを下のような印刷作業領域にコピーするような仕組みをプログラム化しました。

 

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エクセルカード HARI では、印刷時に編集画面のデータを印刷作業領域にコピーして印刷するので印刷用のシートはいつものようにエクセルの罫線機能で作成できます。

 

計算式は、下画面のようになります。

 

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印刷シートは、印刷領域にリンクを貼ってください。プログラムは、データを印刷領域にコピーをして印刷処理を実行します。 

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このようにすると、どんなレイアウトの印刷書式でもユーザーが自分で作成できます。印刷作業領域のデータを印刷するようにプログラムしていますので、いつものエクセルで作っている罫線設定と同じ方法で印刷書式を作ることが出来ます。

 

1ページ分の印刷書式を作成すると、すべてのデータを印刷することが出来ます。

 

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[モデル:Lala]

 

このような方法でエクセルのデータ管理をすれば、もっともっとエクセルをデータ管理ツールとして利用できると思いませんか。

 

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活用事例:レーサー情報管理

エクセルカード HARIは、レーサー情報管理に活用されています。

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