Excel 職人のつぶやき

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エクセルのデータを分割して別のファイルを作成するマクロ

エクセルのデータを項目ごとに別ファイルに保存したい要望はありませんか?

 

事例:データを分割するマクロ(出勤不明時間)

タイムレコーダの記録データは、すべてが正しいデータではありません。その原因は次のような事が考えられます。

 

・出勤した時はタイムカードを押したけど、退社するときには押さなかった。

・出勤した時はタイムカードを押してないのに、退社するとき時だけ押した。

 

このような全社員の出勤不明時間データをまとめたエクセルのファイルが有ります。

 

このデータを部署別ごとに分割してファイルを作成し、各部署の担当者に配布して出勤不明時間を調べる業務の事例です。

 

このような時に役立つ、エクセルのデータを分割して別々のファイルに保存するマクロがこのプログラムです。

 

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[キーボード]

 

▼全社員の出勤不明時間データ

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このソフトは、上のような全社員のデータから下のような事業部別の出勤時間不明データファイルを自動作成するマクロです。

 

1.財経部.xls(財経部の社員の出勤時間不明データ)

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2.営業部.xls(営業部の社員の出勤時間不明データ)

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データを分割するマクロの操作方法

プログラムを起動すると上のエクセルデータがインストールされていますので「サンプルデータ_PG起動後このファイルを選択.xlsx」というファイルを開いてください。

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最初に表示される「エクセルツール」のメニュー画面です。
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[表をファイルに分割]ボタンを押してください。

 

下のような画面が表示されます。

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▼データ分割の仕方

1.列の選択(キー)は、分割するカテゴリになる列を選択します。 

2.行を選択(項目)は、1行目から3行目までがヘッダーなので[3]を選択します。

3.一気にファイルを作成する場合は、「(すべて)」を選択します。指定データだけを1ファイルで出力したい場合は、そのカテゴリを選択してください。

4.テンプレートは、インストールされているテンプレートを選んでください。

 

データ分割テンプレートの作り方

データファイルのヘッダー部分と同じファイルをテンプレートファイルとしてヘッダー部分だけをコピーして作成してください。このマクロは、テンプレートファイルを原本として「行を選択(項目)」で指定した次の行からデータを調べて別ファイルにコピーしてをカテゴリー別のファイルを作成します。

 

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