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Excel 職人のつぶやき

エクセルをデータベース管理ツールとして活用するための、情報、技術などを発信していくサイトです。

顧客名簿とExcel/Word/PDF/画像etc.の関連ファイルを整理するにはこの方法がいい!

Access Excel 顧客管理

顧客名簿とその顧客に関連する多くのファイル、ハードディスクの中でごちゃごちゃになっていませんか?顧客名簿と関連するファイルは、Word/Excel/PDF/画像など色々な種類があります。

 

それを整理するには、「顧客別のフォルダ」を作成して、その顧客別フォルダの中に顧客に関するすべてのファイルを保存する方法がいいでしょう。でも、顧客別フォルダをさがすのも大変なんですよね。

 

うまく顧客名簿が整理できないなら、このソフトを使えばうまくいきますよ!

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顧客名簿は、Accessで自由設計 

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Accessの顧客管理システムと連動して、顧客コード名の個別フォルダを開きます。

システムが、「6桁の顧客コード+名前」のフォルダを自動的に作成します。

 

例えば、 

顧客コード:1番 / 名前:山田太郎 さんの場合は、

「000001_山田太郎」というフォルダを開きます。

 

名前を 太郎 → 花子 と編集するとフォルダ名は「000001_山田花子」に変更されます。顧客名簿ごとにフォルダを作成しますので、そのフォルダに顧客と関連するすべてのファイルを保存して管理してください。

※顧客名簿システムの項目は、自由に設計変更することができます。 

 

[関連フォルダ]ボタンで顧客フォルダを開く 

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顧客名簿の [関連フォルダ]ボタンを押すと下記のようにエクスプローラ画面が表示されます。

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管理コード:000001 / 名前:佐藤花子 さんのフォルダを表示します。

このフォルダに佐藤花子さんと関連するファイルをコピーして管理してください。 

 

[関連フォルダ]は、管理コード別に独自に作成していますので他のフォルダと混在することはありません。

 

フォルダ内のWord / Excel ファイルをリスト表示 

フォルダ内の Word / Excel ファイルは、リスト表示しますので、[編集]ボタンで即座にファイルを編集することができます。

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編集したファィルは、[上書き保存]ボタンをおすとそのまま個別顧客フォルダに保存されます。 

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顧客別のフォルダを開く 

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Word / Excel 以外のファイルの場合は、[フォルダを開く]ボタンで個別顧客フォルダを開きますので、編集するファイルをダブルクリックして編集してください。

 

すべてのファイルが、編集可能です。

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Word / Excel のテンプレートファイルに顧客名簿を 差し込み印刷 

よく使う、宛名印刷書式や定形フォームなどは、テンプレートファイル作成しておけば、そのテンプレートをリスト表示します。

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[編集]ボタンを押すとテンプレートファイルに顧客名簿のデータを差し込みます。

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テンプレートファイルは、顧客名簿データを差し込む位置に項目番号を「$項目01$」と指定して作成します。「$項目01$」などの文字をシステムが自動的に顧客データに文字置換します。

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差し込み印刷のテンプレート書式は、指定位置に「$項目xx$」を記述するだけです。 

 

Excelのシートでも、設定方法は同様です。 セルに「$項目xx$」と記述しておけば、その文字を顧客データに文字置換して差し込みます。

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保存は、[名前を付けて保存] 

保存するときは、[名前を付けて保存]を実行してくだい。

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自動的に初期値として個別の顧客フォルダが 開きますので、そのまま名前を付けて保存してください。別の場所に保存する場合は、いつもの操作と同じです。フォルダを変更して保存してください。

 

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顧客名簿を自由に検索 

システムは、顧客名簿の一覧表画面と1件の顧客名簿を表示している顧客台帳画面が連動して動作しています。顧客一覧表でクリックした位置の顧客データが顧客台帳画面に表示されます。

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検索条件は、ユーザーが条件項目を自由に設定できます。

 

基本機能は、次の通り

・自由設定項目数 100項目

・検索条件項目数 5項目

・並べ替え項目数 4項目

・画面レイアウトは自由設定(※印の機能は、Accessが必要です)

・印刷レポートはユーザーが自由に追加作成可能(※)

・マスター参照入力設定(※)

・ローカル/クラウドでデータ共有

 

汎用データベース:カードボックス BARI のダウンロード 

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アンインストールの仕方

このプログラムのセットアップは、Accessで作ったファイルをフォルダにコピーしているだけです。アンインストールする場合は、インストールフォルダを削除してください。

(インストールフォルダ名:C:\App\BariSp)

 

Accessをクラウドで運用する場合 

access-cloud.hatenablog.com

 

エクセルで顧客名簿を管理する場合は


エクセルで本格的な顧客管理のテンプレートのご紹介