Excel 職人のつぶやき

エクセルをデータベース管理ツールとして活用するための、情報、技術などを発信していくサイトです。

エクセルのファイル共有は、こうして使いたい。

マイクロソフトの Web App や Google の Web App に表計算ソフト(スプレッドシート)がありますが、あまり使いよくありません。

 

パソコンにインストールして使っているエクセルと比べると動きも遅く、機能も制限があり使う気になれません。

 

ドロップボックスやグーグルドライブにエクセルシートを入れてデータ共有しようとしてもどうもうまく行かないってことありませんか。

 

その解決策をVBAで作りました!

 

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 いつも通りローカルのエクセルを操作すれば、何の不便も感じません。エクセルの機能すべてを共有する必要があるのでしょうか。

 

解決策として考えたのは、ローカルのエクセルを使用して、データのみを遠隔地の方と共有する方法です。

 

それぞれの担当者が入力する領域が異なっている場合の解決策です。

背景が、肌色になっている領域が、担当者が入力する領域です。

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編集担当以外の領域には、ロックがかかっているので間違って他の担当者のデータを書き換えたりすることはありません。

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データを入力しましたら、[データ同期]を行います。共有シートのデータとローカルのエクセルシートを同じ状態に更新します。同時に遠隔地の他の担当者には、あなたが入力したデータが更新されます。

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このような方法だと、編集するエクセルのシートが、担当者の数と同じ数だけ存在するので、変更があったときは各担当者のシート更新作業が大変になります。

 

そこで、ローカルのプログラムには、起動時に共有シートをまるごとコピーして編集作業に入るようにプログラムしました。共有シートのレイアウトに変更があっても、共有フォルダ内の共有シートを変更すれば、すべての担当者のシートが更新される仕組みを作っています。

 

共有シートに編集するユーザーを登録します。ユーザーは、パスワードを入力しないと編集することができない設定も可能です。

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それぞれの担当者にどこを編集させるかは、共有シートに設定ます。ログインするユーザーごとに編集できる領域が設定できます。

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皆さんが、Web Appを利用してデータ共有をするのは、なかなか大変です。いつも利用しているローカルのエクセルを使って、[データ同期]でデータ共有をしてみてはいかがでしょうか。

 

 エクセル共有シートは、こちらからダウンロードしてください。

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