Excel 職人のつぶやき

エクセルをデータベース管理ツールとして活用するための、情報、技術などを発信していくサイトです。

Excelを[読み取り専用]にしないでデータ共有するには、こうすればよかった!

エクセルファイルを共有するには

 

DropBoxフォルダにExcelのファイルを直接置いてデータ共有してはダメです!

DropBoxはファイルを受け渡すための一時的な保管箱だと考えてください。

 

遠隔地で共有する場合は、DropBox や Google Drive を使って行いますが、社内で共有する場合は、共有フォルダにセットするだけでデータ共有できます。 

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共有フォルダに直接おいて編集すると、[読み取り専用]の警告が出ます。バッチ処理を行うことによりすべての人が編集可能な状態で利用可能です。 

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そのために、データ管理ソフト「エクセルカードHARI」を使います。

エクセルカードHARIを共有して使うときの流れ

 

1.各拠点営業所のデータファイルに入力する人は、一人だけ。

 

2.例えば、東京、大阪、福岡の営業所でそれぞれデータ入力を行いたい場合は、入力用ファイルを別々に作成します。(例、データ東京.xls / データ大阪.xls / データ福岡.xlsなど)

 

3.入力したファイルを共有フォルダにコピーすると、自動的に各拠点のファイルを1つのファイルに統合し、共有フォルダにコピーする。(例、データ統合.xlsなど)

 

4.各拠点は、共有フォルダから統合したファイルをダウンロードして書く営業所のデータと結合する。

 

エクセルでデータ共有をするために作成しました

エクセルファイルを共有フォルダに置くだけでは、データ共有はできません。データ管理用プログラムを使って管理できるように、データ管理プログラム「エクセルカードHARI」を準備いたしました。

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自由に項目を設定することができます。(最大項目数は、100項目)

 

項目の設定の仕方

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エクセルカードHARIは、プログラムファイルとデータファイルに分かれて動作しています。離れた場所でデータを共有するには、入力したデータファイルを定期的に皆さんに配布することでデータを共有する仕組みを作っています。

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そのため、みんなで同時に編集することはできません。

みんなで同時にデータ入力/編集して共有する場合は、 「エクセルDB KONA」をご利用ください。

 

入力する人は、データ送信をする

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送信処理で自動的に行われること

1.入力している人の最新データファイルを共有フォルダにコピーします。

2.データファイルをバックアップを取ります。 

 

最新の情報に更新するには、データ受信を実行する 

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受信処理で自動的に行われること

1.データファイルをバックアップを取ります。 

2.共有フォルダから最新データファイルをにコピーします。

 

共有設定のやり方 

エクセルカードHARIをセットアップすると下記の2つのファイルがコピーされています。(フォルダの場所は、C:\App\ExlCard)

データファイル受信.bat

データファイル送信.bat

 

この2つのファイルをDropBoxフォルダにコピーしてください。

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社内ネットワークで共有する場合は、共有フォルダで同様の設定を行ってください。

 

データファイル受信とデータファイル送信のショートカットを作成します。

ショートカットは、ファイルを右クリックして[ショートカットの作成]を実行して作成します。

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ショートカットは、それぞれ自分のパソコンで作成ないといけません。作ったショートカットは、自分のデスクトップに移動して他の人と間違わないように、DroopBoxフォルダから削除しておいてください。

 

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わかりやすいように、できたショートカットのアイコンを [受]と[送]に変更しましょう。

 

アイコンの変更の仕方

送信と受信のショートカットアイコンが同じデザインだと間違えてしまいます。アイコンの変更方法は、以前の記事で説明していますので、下記のページでご確認ください。

 

ExcelファイルをDropBoxで共有するバッチ処理を作ったら、大変好評だった! - Excel 職人のつぶやき

変更すると下記のようなデザインのアイコンになります。

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ドロップボックスがない方へ 

離れた場所とデータファイルを受け渡すための、ドロップボックスは下記のページからダウンロードできます。


Dropbox

バッチファイル 

ファイルを送受信するバッチ処理は、下記のような処理コマンドになります。間違って上書きして受信しないように、送受信時はファイルのバックアップを取るようにしております。バッチファイルは、下記のダウンロードプログラムに同梱されていますので、セットアップして確認してください。

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データ共有できました?  

そう、データ共有するにはこうするの、忘れないようにここに書いておくから。

 

できなかった人は、下の「ブックマーク」ボタンを押して、後からゆっくりやってみて、あわてなくていいから!

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わからなかったら、コメントくださいね。

すぐに返信できない場合は、ご了承ください。

 

エクセルカード HARI  

データ管理プログラムについては、下記のページを合わせてお読みください。

エクセルをデータベースとして使うには、こうすればいいと思うのだけど、なぜ誰もやらないのかな? - Excel 職人のつぶやき

 

データ共有するためのバッチ処理ファイルを同梱した「エクセルカードHARI」を公開しました。下記からダウンロードしてください。 

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