Excel 職人のつぶやき

エクセルをデータベース管理ツールとして活用するための、情報、技術などを発信していくサイトです。

Excelをユーザーフォームで編集して、データベース管理を行う方法!

エクセル入力フォームの作り方

エクセルの画面が業務システムの入力画面になるなら、入力画面は業務担当者が好きなように作れると思うんですけど、なぜだれもそんな方法を使わないのでしょうか?

 

とにかく自分で入力フォーム画面をエクセルの開発タブで作成できるようにしました。

 

シートにコマンドボタンを付けて、入力したデータはAccessのデータベースに保存します。このような仕組みでエクセルを入力フォームとして利用するデータベースシステムを作成しました。 

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項目名を入力するだけで、入力フォームが作成できます。

さらに詳細なデザインを行うには、エクセルの「開発」タブを表示してください。

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項目名を決めてください

エクセルでデータ管理をするには、「データ表」を作ります。

決して、ワープロのように印刷レイアウトを考えながらデータを入力してはいけません。

管理する項目名を決めて、その項目名を入力して下さい。

 

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フォームを表示します

項目名が決まりましたら、入力フォームを開きましょう。

左上の [フォームを開く] ボタンを押してください。

入力した項目名が、表示されていると思います。

 

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自由に入力フォームを作成するためのテンプレート「ユーザーフォーム設計」を公開しました。下記からダウンロードしてください。 

 

説明しているファイルは、下のボタンを押してダウンロードすることが出来ます。

 

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フォームをデザインするには、[開発]タブを表示する。 

フォームをデザインするには、[開発]タブを使います。

[開発]タブは、初期設定では表示されていませんので、下記のようにして表示してください。

Excel 2007 の場合 

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[開発]タブをリボンに表示するにチェックを付けてください。

 

Excel 2010 / 2013 の場合

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[開発]にチェックを付けてください。

 

フォームをデザインする

[開発]タブの[Visual Basic]を開いてください。

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ユーザーフォームをデザインすることが出来ます。

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業務に合わせて、テキストボックスの幅や広さを自由にデザインすることが出来ます。

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デザインしたユーザーフォームは、エクセルカード HARI に組み込んで使用することが出来ます。

 

自由に入力フォームを作成するためのテンプレート「ユーザーフォーム設計」を公開しました。下記からダウンロードしてください。 

 

説明しているファイルは、下のボタンを押してダウンロードすることが出来ます。

 

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フォームデザインは、移動するだけ

項目ラベルと項目入力枠(コンボボックス)は、1セットになっています。

業務に合わせて、移動したりサイズを変更したり自由に行ってください。

 

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(注意)フォーム上のオブジェクトは、削除しないでください。使わないオブジェクトは、画面の表示領域の外側に移動してください。

 

ユーザーが、作成したフォームをプログラムに組み込みます

「ユーザーフォーム設計」で作成したユーザーフォームは、「エクセルカードHARI」に組み込むことができます。

下記のリンクフォーム「カスタマイズのご依頼と価格」からお申込ください。

otoku55.sakura.ne.jp

 

すぐにデータを入力したい方は、HARI をダウンロード

汎用データ管理プログラム「エクセルカードHARI」は、下記のページからダウンロードしてご利用ください。

 

エクセルをデータベースとして使うには、こうすればいいと思うのだけど、なぜ誰もやらないのかな? - Excel 職人のつぶやき

 

エクセルを罫線ワープロとして使っていませんか?

エクセルを使ってデータ管理をすれば、もっともっと業務を効率化することができます。

 

今すぐデータ管理するなら「エクセルカード HARI」をご利用ください。

 

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エクセルカード HARI の使い方(動画)


エクセルでデータベース管理|エクセルカードHARIの使い方03

 

改善事例

例えば、下図のようなエクセルのシートが毎月100枚ぐらいあって、なれないエクセルで毎日入力していました。

 

このようなシートが1ファイルの中に1ヶ月分で20枚のシートがあり、そして取引先ごとにファイルを作成しているので1ヶ月で50ファイルぐらいあります。

 

これを取引先ごとにフォルダを作成して管理していた改善事例です。

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入力画面の入力位置を登録する

システムを作成するには、次のような設定を行います。 
項目の位置や入力するセル領域の位置をシステム情報として登録します。


エクセルでデータベース作成!1枚のシートが入力フォームになるソフト! - YouTube

 

 

入力画面の設定情報が完成

クリックされた入力用エクセルシートの情報は、[項目定義領域]や[明細項目定義領域]設定される。入力画面の変更は、セル位置情報を修正すればだれでも変更可能

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Accessと連携してデータ入力

Accessで作成した生産在庫管理システムにExcelの生産報告書シートを読み込みます。Accessシステムでは、設定されたExcelのシステム情報を元にどのセル位置の値を読めばいいのかを 判断して、生産管理システムの値として正確にデータを取り込みます。

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取り込むエクセルファイルを選択すると登録しているシート名が日付ごとにリスト表示されるので、報告書シート(日付シート)を選択して[新規登録]ボタンを押すと1件の作業報告書伝票入力作業が完了します。

 

 

入力データはデータベースシステムで検索!

取り込まれたデータは、Accessデータベースファイルに登録管理されています。検索条件を設定すれば、必要な時に取り出せます。

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(これと同じ処理をVBやCで作るとどれくらいの工数がかかるのでしょうね?まあ、できるかもしれないけどExcelとAccess使った方が、早いと思いませんか?)

 

 

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業務システムは、すぐに変更できることが大切!

業務システムを構築するには、システムの仕様決定から始まります。仕様を決定して開発期間を終えて依頼した業務システムが納入されるときには、業務手順が変わっていることなんてありませんか。

 

業務は利益を追求し、より利益を上げるために効率改善すべく日々試行錯誤していくものです。業務改善(利益向上)を行うために、業務改善費用を多額に支払うなんてありえませんよね。業務ってドンドン改善されていくし、取引先からの要望で変更せざるを得ない状況が生じるものなんです。

 

 業務改善するたびに、業務システムにも変更が必要になります。その変更を「依頼すると業務システム変更作業料が発生する。」ってジレンマですよね。

 

ならば、自社で変更すべきでしょ!自社で変更できるような業務システムを構築することが、今後の業務システムのあるべき姿じゃないですか。

 

エクセルは大量データが扱えないから、使えないと思っていますか?

ナンカちっちゃいデータ使ってるのかな。 

ブックマークにこんなコメントも頂きましたが、データの大きさって何でしょう?

 

大きなデータと小さなデータは全く活用方法が違うものですよね。大きなデータを扱っていた汎用コンピュータのデータが融通が利かず現場で活用できないことから、そのシステムをダウンサイジングして小さなパソコン用に切り分けたことで、パソコンの活用(現場導入)が始まりました。

 

大きなデータでも最終的には見やすく集計した少ないデータにして表現します。大量データを整理するデータベースとデータを巧みに表現する Excel を効率よく連携してシステムを構築することをお勧めします。

 

おまけ、エクセルカード HARIで作ったテンプレート集です。

エクセルでラベル印刷/封筒印刷/宛名印刷/伝票印刷など、使えそうなものはご自由にダウンロードして利用してください。ご意見いただければ、変更してまた公開します。 

 

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エクセルカードHARI(mini)ダウンロードは、こちら

 

活用事例:レーサー情報管理

エクセルカード HARIは、レーサー情報管理に活用されています。

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エクセルを入力画面にする入力フォームプログラムのご紹介 


エクセル データベース KONA (業務システムの作り方) 

 

Amazon:活用ガイドのご紹介 
現場で役立つExcel&Accessデータ連携・活用ガイド 2013/2010/2007対応

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